Blog
De psychologie achter formulieren: Hoe Open Formulieren gemeentelijke dienstverlening optimaliseert
Formulieren zijn een onmisbaar onderdeel van gemeentelijke dienstverlening. Of het nu gaat om het aanvragen van een paspoort, het indienen van een aanvraag of het regelen van een uitkering, formulieren vormen vaak de eerste interactie tussen burger en gemeente. Maar wat maakt een formulier effectief? Hier komt psychologie om de hoek kijken. In deze blogpost onderzoeken we hoe psychologie en technologie, zoals Open Formulieren, bijdragen aan betere formulieren en een soepelere dienstverlening.
De psychologie achter succesvolle formulieren
Eerste indruk: Waarom vertrouwen cruciaal is
Een formulier moet direct vertrouwen wekken. Een schoon, overzichtelijk ontwerp is essentieel. Uit onderzoek blijkt dat een eenvoudige en intuïtieve lay-out gebruikers vertrouwen geeft en hen stimuleert om verder te gaan met het invullen van een formulier (bron: Nielsen Norman Group, 2020, https://www.nngroup.com/articles/first-impressions-human-automaticity/). Complexe of rommelige lay-outs kunnen gebruikers daarentegen afschrikken nog voordat ze beginnen. Kies daarom voor eenvoudige ontwerpen met voldoende witruimte en duidelijke, intuïtieve navigatie. Het gebruik van visuele signalen, zoals duidelijke knoppen en een progressiebalk, versterkt dit vertrouwen.
Formulier lengte: kort, lang of zinvol?
De lengte van een formulier heeft een directe invloed op de respons. Korte formulieren hebben doorgaans een hogere conversieratio, maar alleen als ze de juiste vragen stellen. Uit een studie van HubSpot (2021) blijkt dat formulieren met minder velden gemiddeld 50% meer reacties genereren dan langere formulieren (bron: https://blog.hubspot.com/marketing/optimize-conversion-forms). Mensen zijn bereid tijd te investeren in formulieren die logisch en zinvol aanvoelen. Vermijd daarom overbodige vragen en combineer gerelateerde vragen waar mogelijk.
Framing en micro copy: Woorden die overtuigen
De taal die je gebruikt in formulieren is krachtig. Positieve en uitnodigende woorden maken een groot verschil. Vergelijk bijvoorbeeld “Vraag direct een uitkering aan” met “Vul uw gegevens in”. Gebruik bovendien heldere micro copy om gebruikers door lastige secties te loodsen, bijvoorbeeld “Vul hier uw postcode in zoals 1234 AB”.
Richtlijnen voor inclusieve gemeentelijke formulieren
Toegankelijkheid als prioriteit
Gemeentelijke formulieren moeten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht taalvaardigheid of beperkingen. Zorg dat formulieren voldoen aan WCAG-richtlijnen en dat ze te gebruiken zijn met hulpmiddelen zoals schermlezers. Denk ook aan opties zoals voorlees functionaliteit en visueel contrast.
Één vraag tegelijk: Minder stress, meer duidelijkheid
Te veel informatie tegelijk kan gebruikers overweldigen. Door één vraag per keer te stellen of gerelateerde vragen te groeperen, wordt het proces overzichtelijker. Dit vermindert stress en verhoogt de kans op een succesvolle afronding.
Heldere taal en terminologie
Het is essentieel dat formulieren begrijpelijk zijn voor gebruikers met uiteenlopende taal- en opleidingsniveaus. Door te schrijven op B1-niveau zorg je ervoor dat de inhoud toegankelijk blijft voor een breed publiek. Vermijd jargon en ingewikkelde termen die verwarring kunnen veroorzaken. Wanneer het gebruik van specifieke terminologie toch onvermijdelijk is, zorg dan voor een duidelijke uitleg via eenvoudige micro copy of ondersteunende voorbeelden. Zo maak je formulieren inclusiever en gebruiksvriendelijker voor iedereen.
Open Formulieren en de toekomst van gemeente software
Wat is Open Formulieren?
Open Formulieren is een open source formulieren generator die speciaal is ontworpen voor gemeenten. Deze tool helpt bij het ontwerpen, beheren en optimaliseren van digitale formulieren. Delta10 speelt een belangrijke rol in de implementatie en hosting van deze software, zodat gemeenten zich kunnen concentreren op hun dienstverlening.
Common Ground: Innovatie door samenwerking
Open Formulieren sluit perfect aan bij de Common Ground visie, een initiatief dat gericht is op het moderniseren en standaardiseren van gemeentelijke IT-infrastructuur. Het gebruik van open standaarden maakt integratie eenvoudiger en bevordert samenwerking tussen gemeenten.
De kracht van open source software
Open source software helpt gemeenten om continuïteit en onafhankelijkheid te waarborgen. In plaats van gebonden te zijn aan één leverancier, biedt open source de vrijheid om oplossingen zelf te beheren en aan te passen aan lokale behoeften. Daarnaast stimuleert het samenwerking en innovatie binnen de gemeenschap, wat bijdraagt aan een duurzame digitale strategie. Volgens Red Hat (2022) waarderen organisaties wereldwijd open source om de transparantie en flexibiliteit die het biedt (bron: https://www.redhat.com/en/resources/state-of-enterprise-open-source-report).
Best practices voor formulieren makers
Gebruiksvriendelijke elementen voor een betere ervaring
Elementen zoals voortgangsindicatoren, consistente foutmeldingen en duidelijk geplaatste hulpopties maken formulieren gebruiksvriendelijker. Dit verhoogt de kans dat gebruikers het formulier succesvol afronden.
Validatie en foutafhandeling
Goede validatie helpt gebruikers fouten te voorkomen. Geef real-time feedback bij onjuiste invoer en zorg dat foutmeldingen helder en vriendelijk zijn. Open Formulieren biedt ingebouwde functionaliteiten om deze processen soepel te laten verlopen.
Testen en optimaliseren: Continu verbeteren
Gebruikerstesten en A/B-testen zijn essentieel voor het optimaliseren van formulieren. Uit voorbeelden van A/B-testen blijkt dat het testen van verschillende varianten van een formulier kan leiden tot hogere conversieratio’s en een verbeterde gebruikerservaring (bron: https://clickup.com/nl/blog/246376/a-b-voorbeelden-testen). Analyseer waar gebruikers vastlopen en pas formulieren aan om deze obstakels te elimineren. Open Formulieren biedt inzichtelijke rapportage tools die dit proces ondersteunen en optimalisatie eenvoudiger maken.
Signalen en Open Formulieren: de kracht van communities
Delta10 biedt naast Open Formulieren ook Signalen, een krachtige open source-oplossing voor gemeentelijke dienstverlening. Signalen ondersteunt bij het registreren, opvolgen en afhandelen van meldingen in de openbare ruimte. Beide oplossingen zijn ontwikkeld volgens de Common Ground-principes en tonen de kracht van samenwerking binnen de community. Het doel is om ook rond Open Formulieren een actieve community op te bouwen, net zoals Signalen dat al heeft met meer dan 50 deelnemende gemeenten. Samen creëren we efficiëntere processen, waarbij tijd wordt bespaard en de dienstverlening wordt verbeterd.
Conclusie
Effectieve formulieren gaan verder dan technologie: ze weerspiegelen een diep begrip van de gebruiker. Open Formulieren biedt gemeenten de tools om digitale formulieren gebruiksvriendelijk, toegankelijk en efficiënt te maken. In combinatie met andere oplossingen zoals Signalen, helpt Delta10 gemeenten hun dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Benieuwd naar wat Open Formulieren en Signalen voor uw gemeente kunnen betekenen? Neem contact op met Delta10 en ontdek de mogelijkheden!
Veelgestelde vragen
1. Wat is het grootste voordeel van Open Formulieren voor gemeenten? Het biedt een gebruiksvriendelijke, open source-oplossing om digitale formulieren te ontwerpen en beheren, met een sterke focus op toegankelijkheid.
2. Hoe ondersteunt Delta10 gemeenten bij Open Formulieren? Delta10 verzorgt de implementatie, hosting en ondersteuning, zodat gemeenten snel en efficiënt aan de slag kunnen.
3. Wat is het verband tussen Open Formulieren en Common Ground? Open Formulieren sluit aan bij de Common Ground-principes door gebruik te maken van open standaarden en interoperabele systemen.
4. Hoe helpt Signalen de dienstverlening van gemeenten? Signalen zorgt voor een gestroomlijnde afhandeling van meldingen uit de openbare ruimte en is net als Open Formulieren in lijn met Common Ground.
5. Waarom is toegankelijkheid belangrijk voor gemeentelijke formulieren? Toegankelijke formulieren zorgen ervoor dat alle burgers, ongeacht beperkingen, zelfstandig gebruik kunnen maken van gemeentelijke diensten.